Schnelleinstieg in die (cs) Agentur 2 - Agenturverwaltung

Starten der Anwendung
Entpacken Sie das herunter geladene Archiv. Der entstandene Ordner ‚(cs) Agentur 2’ enthält alle benötigten Komponenten der Anwendung.

Öffnen Sie den Ordner und starten Sie das Programm ‚(cs) Agentur 2’.

Beim ersten Start fragt FileMaker nach einem Namen. Bitte tragen Sie einen Namen Ihrer Wahl ein. Die Anmeldung erscheint.

Tragen Sie als Benutzer „admin“ und als Kennwort ebenfalls „admin“ ein, klicken Sie auf ‚Weiter’. Das Startfenster der ‚(cs) Agentur 2’ erscheint.

Steuerung
Am oberen Bildschirmrand finden Sie das Hauptmenü. Über das Hauptmenü können Sie jederzeit zwischen den einzelnen Modulen (Aufgabenbereichen) des Programms wechseln.

‚KVA / Aufträge’

‚Lieferung / Rechnung‘

‚Fremdkosten’

‚Kontakte’

‚Leistung’

‚Etat’

‚Kalender’

(cs)

Personalisierung

Das Programm benötigt zunächst Ihre eigenen Firmendaten um die Ausgabe-Formulare und Rechenweise zu definieren. Im Startfenster finden Sie die ‚Einstellungen des Programms’.

Da Sie sich als ‚admin’ angemeldet haben, könne Sie die Einstellungen hier nach Ihren Vorstellungen ändern. Bei den Konstanten tragen Sie bitte Ihre Firmendaten ein. Hier und in den folgenden Menüs finden Sie alle Konstanten und Variablen des Programms wie z.B. Land und MwSt-Satz.

Kontakte anlegen

Ohne Anschrift keine Rechnung, also bitte zu den ‚Kontakten’ wechseln. Legen Sie hier die ersten Kontakte mit ‚Neuer Kontakt’ an. Es wird zwischen Firmen- und Privat-Kontakten unterschieden. Unter einem Firmen-Kontakt können mehrere Kontakte angelegt werden, die dann unter der Firma logisch zusammenhängen. Hinter den Reitern finden Sie weitere Eingabefelder oder Auswertungen.

Leistung anlegen

Ohne Ihre Arbeit kein Geld. Also wechseln Sie bitte zu ‚Leistung’ und legen hier Ihre Leistung / Tätigkeiten mit ‚Neu’ an. Wenn Sie viele oder unterschiedliche Leistung haben, finden Sie sie schneller, wenn Sie sie in Leistungsgruppen unterteilen. Einheit, Lieferant oder Bestellnummer bei Bedarf eintragen. Es gibt zwei Arten von Leistungen. ‚Honorar’ steht für Ihre Dienstleistung. ‚Fremdleistung’ für zugekaufte Artikel oder Dienstleistung. Hinter den Reitern finden Sie die genaue Preiskalkulation. Tragen Sie Ihren netto Arbeitslohn / Einkaufspreis und die Währung sowie wie Ihren gewünschten Kundenpreis ein. Die Spanne berechnet Ihren Erlös.

Hinter den anderen Reitern finden Sie weitere Eingabefelder oder Auswertungen.

KVA / Job

Jetzt haben Sie alles, was Sie für ein neues KVA oder einen Job benötigen. Wechseln Sie also zu ‚KVA / Job’ und legen Sie über ‚Neue’ ein entsprechendes KVA oder einen Job an.

Automatisch werden Sie zu den Kontakte geleitet, um dort einen Kunden auszuwählen. Tragen Sie in der Adress-Suchmaske die passenden Daten ein, drücken Sie Enter/Eingabe oder ‚Weiter’. Sollten jetzt mehrere Kunden zur Auswahl stehen, klicken Sie die richtige Person an oder schränken Sie Ihre Suche weiter ein.

Über ‚Positionen’ oder das Klicken einer Position gelangen Sie in die Bearbeitung des KVAs / Jobs. Wenn noch keine Position vorhanden ist, gelangen Sie automatisch zu den Leistungen, wo Sie einen bereits angelegten Leistung auswählen können. Die Suche erfolgt wie bei den Kontakte. Alternativ können Sie auch eine leere Position anlegen, die Sie dann selbst mit erforderlichen Inhalten füllen. Erstellen Sie alle Positionen mit Menge und Preis (Sonderpreis). Fertig? Dann ‚Zurück’.

Wieder in der Hauptansicht sehen Sie die erstellten Positionen und die Gesamtwerte Netto, MwSt. und Brutto. Wenn Sie möchten, können Sie noch die ‚Kopf- und Fußzeile’ bearbeiten, um näher auf Ihr KVA / Job einzugehen. Ausgedruckt wird entweder auf Ihrem Firmenpapier, auf blanko Papier, als PDF mit Ihrem Logo, oder als Fax.

Der aktuelle Status ihres KVAs / Jobs ist immer oben rechts ersichtlich. Die Schaltfläche darunter führt Sie zum nächsten Arbeitsschritt – ‚Job erzeugen’ – ‚Lieferung erzeugen’ – ‚Rechnung erzeugen’. Unten links werden die einzelnen Etappen der Jobabwicklung angezeigt. Sie dienen ebenfalls zur Navigation zwischen KVA, Lieferung und Rechnung. Mit ‚Job erzeugen’ erstellen Sie aus dem KVA einen Job. Die Bestände der Lagerleistung werden jetzt angezeigt. Beim Ausdruck erhalten Sie nun eine Jobbestätigung.

Mit ‚Lieferung erzeugen’ wird Ihnen die Liste der Positionen für die Lieferung angezeigt. Passen Sie die Stückzahl / Menge bei Bedarf an. So können auch Teillieferungen entstehen.

Der Lieferschein wird erstellt und kann ausgedruckt werden, wahlweise auch direkt die Rechnung zu den gelieferten Positionen.

Lieferungen / Rechnungen

Lieferscheine und Rechnungen sind unveränderbar!

Jede Rechnung muss eindeutig sein. Die Nummerierung ist fortlaufend und die Positionen sind nicht mehr veränderbar. Lediglich die Rechnungsadresse und das Datum können nachträglich geändert werden oder ‚Versandkosten’ hinzugefügt werden. Der Ausdruck sowie die Steuerung zwischen dem Job, Lieferschein und Rechnung erfolgen wie im Modul KVA / Aufträge.

Unter ‚Liste’ oder ‚Suchen.. ’ finden sie ‚Offene Rechnungen’. Hier werden alle Rechnungen aufgelistet, die Sie noch nicht verbucht haben. So haben Sie immer den aktuellen Überblick über Ihre offenen Posten bei den Kunden. Bei Bedarf können Sie eine Rechnung stornieren – die Bestände werden dann wieder raufgesetzt und eine Stornorechnung für das Finanzamt erstellt. Ebenfalls können Sie eine Gutschrift über einen Betrag zu einer Rechnung erstellen.

‚Auswertung’ gibt Ihnen einen Überblick über Ihre geschäftlichen Aktivitäten in unterschiedlichen Listen.

Fremdkosten

Der ‚Fremdkosten’ gliedert sich in ein Bestellsystem und die Erfassung der Anlieferungen.

Legen Sie unter ‚Neuer Sammler’ eine Liste der zu bestellenden Positionen pro Lieferant an. Wählen Sie die zu bestellenden Positionen aus dem Leistungsstamm oder aus Ihren offenen  Aufträgen. Ist der Sammler komplett? Dann können Sie aus dem Sammler eine Bestellung erzeugen und dem Lieferant zustellen.

Unter ‚Neue Anlieferung’ erfassen Sie alle neu angelieferten Waren eines Lieferanten. Sie können Positionen aus den Anlieferungen und dem Leistungsstamm zusammenstellen. Buchen Sie die Lieferung mit der Lieferscheinnummer ein, prüfen Sie die Rechnung und weisen Sie dann die Zahlung an.

Etat

Unter ‚Etat’ können sie unterschiedliche KVAs, Aufträge, Rechnungen, Einkäufe, Arbeitszeiten und Korrespondenzen zusammenfassen. In allen Modulen (Aufgabenbereichen) können Sie ein übergeordneten Etat auswählen. So können Sie kontrollieren, welche Kosten innerhalb eines Etats bisher entstanden sind und Fremdkosten / Verkauf sowie die Arbeitszeit gegenüberstellen.

Kalender / Terminplanung

Im Kalender können Sie Termine nach Rubriken wochen- oder tageweise anordnen, anzeigen und suchen. Ihre ToDos werden entsprechend angezeigt. Eckdaten für die Zeiterfassung – Kundennummer, Jobnummer, Etat und Tätigkeit – werden hier näher bestimmt.

Mit ‚Termin exportieren’ können Sie diesen Termin zu Outlook oder iCall exportieren und so auch Ihr iPhone synchronisieren. Die Kontakte lassen sich ebenfalls exportieren.

Zeiterfassung

Die Zeiterfassung ist als vereinfachte Termineingabe für Mitarbeiter der eigenen Firma gedacht. Hier können die Mitarbeiter ihre eigene Arbeitszeit und Tätigkeit erfassen und verwalten. Es gibt die Möglichkeit, die Zeiterfassung direkt vom Startmenü aus zu erreichen und den Zugriff des Mitarbeiters auf alle anderen Bereiche der Anwendung einzuschränken.

Wir hoffen, Ihnen hat diese kleine Einführung helfen können.

Weitere Tipps und Tricks sowie Neuerungen der (cs) Anwendungen finden Sie hier:

news.cs-anwendungen.de

Sollten Sie eine ausführliche Einweisung wünschen, so können wir diese auch gemeinsam Online auf Ihrem Computer durchführen.

Sollten Sie Funktionen vermissen oder eine Anpassungen an ihre Anforderungen benötigen, fragen Sie uns. Ihre Anregungen sind immer willkommen!

Gerne stehen wir Ihnen bei einer Anpassung oder Weiterentwicklung der Anwendung mit unserem Wissen und unserer Erfahrung zur Seite. Sogar vor Ort oder kostengünstig, online auf Ihrem Rechner.

Wir wünschen Ihnen viel Freude und Erfolg mit unserer Anwendung!

Mit freundlichen Grüßen aus Mönchengladbach

Dirk Nöller

Immer für Sie da.